برقراری ارتباط بهتر در محیط کار یکی از مهم ترین عوامل موفقیت در هر شغلی است. با برقراری ارتباط موثر با همکاران، مدیران و مشتریان می توانید اهداف خود را به بهترین شکل ممکن محقق کنید.
به دیگران احترام بگذارید. احترام گذاشتن به دیگران در هر شرایطی مهم است، اما در محیط کار اهمیت بیشتری پیدا می کند. با احترام گذاشتن به همکاران، مدیران و مشتریان خود، نشان می دهید که فردی حرفه ای و قابل اعتماد هستید.
جهان در حال کوچک شدن است. شرکت ها نه تنها کارمندان خارجی را استخدام می کنند، بلکه با همکاران بیشتری در خارج از کشور نیز کار می کنند. در نتیجه، مدیریت باید از نظر فرهنگی حساس باشد و از تفاوت های ظریف در نحوه تفسیر کلمات و حرکات افراد با ملیت های مختلف آگاه باشد.
شرکت ها باید محیطی ایجاد کنند که نیازهای همه کارکنانشان را درک کند و نسبت به آن حساس باشد، صرف نظر از فرهنگ یا مذهبشان. این شامل اجازه دادن به کارکنان برای استراحت برای تعطیلات مذهبی، و ارائه آموزش حساسیت برای کمک به کارکنان برای درک بهتر و قدردانی از همه همکارانشان است.
محترمانه صحبت کنید. از استفاده از کلمات و جملات توهین آمیز، تحقیرآمیز یا نژاد پرستانه خودداری کنید. صحبت کردن با احترام نه تنها باعث ایجاد روابط بهتر با دیگران میشود، بلکه باعث می شود که شما فردی با شخصیت و منش قوی باشید.
فناوری برای بهبود سرعت فوق العاده است، اما می تواند تأثیر مخربی بر روابط شخصی داشته باشد.
آماده شنیدن باشید. گوش دادن فعال یکی از مهم ترین مهارت های ارتباطی است. زمانی که با کسی صحبت می کنید، تمام حواس خود را به او معطوف کنید و به حرف هایش با دقت گوش دهید. این کار باعث می شود که شما حرف های طرف مقابل را بهتر درک کنید و بتوانید پاسخ های مناسبی به او بدهید.
شما تمام روز با کارمندان خود صحبت می کنید، اما آیا واقعاً گوش می دهید؟
ارتباط موثر بودن به معنای گوش دادن و همچنین صحبت کردن است. آسان به نظر می رسد، اما گوش دادن در واقع به تمرین نیاز دارد.
سعی کنید یک چک لیست ذهنی از تمام نکات مهمی که طرف مقابل بیان می کند داشته باشید. وقتی مکالمه تمام شد، خود را مجبور کنید حداقل سه چیز مهم را که شخص گفته است به خاطر بیاورید. عادت کنید این کار را انجام دهید تا زمانی که گوش دادن به طبیعت دوم تبدیل شود.
یکی از راههای مفید برای بهبود مهارت های شنیداری، تکرار حرف های طرف مقابل است.
واضح و مختصر صحبت کنید. هنگام صحبت کردن، از کلمات و جملات ساده و قابل فهم استفاده کنید. سعی کنید منظور خود را به طور واضح و مختصر بیان کنید تا طرف مقابل به راحتی آن را درک کند.
بسیاری از مسائل جزئی خود به خود از بین می روند، اما برخی از آنها می توانند به اختلافات بزرگ تبدیل شوند. برخی از استدلال های اداری می توانند به اندازه کافی جدی باشند که اقدامات قانونی را به دنبال داشته باشند.
برای جلوگیری از منفجر شدن درگیری های کوچک به بحران های بزرگ، مشکلات را فوراً حل کنید. از همان ابتدا به کارمندان بگویید که درب شما همیشه باز است. با ایجاد یک محیط امن که در آن احساس راحتی می کنند و صادقانه و آشکارا نا امیدی خود را بیان می کنند، آنها را تشویق کنید که به شما مراجعه کنند. تمام مکالمات انجام شده در دفتر شما باید کاملاً محرمانه باقی بماند.
هنگامی که به درگیری ها پاسخ می دهید، این کار را با ذهنی باز و رویکردی بدون قضاوت انجام دهید. این بدان معناست که مطلقاً هیچ حمله شخصی وجود ندارد. با پرسیدن سؤالات و گوش دادن واقعی به پاسخ ها، به طوری که احساس هر یک از افراد مشاجره را درک کنید، می توانید به دو طرف کمک کنید تا به راه حلی برسند که برای همه قابل قبول است. در نهایت، اگر سیاست های شرکت مقصر این مسائل است، به مدیریت مراجعه کنید و برخی تغییرات دائمی خط مشی را پیشنهاد دهید.
از زبان بدن مثبت استفاده کنید. زبان بدن شما می تواند تاثیر زیادی بر نحوه برقراری ارتباط شما با دیگران داشته باشد. هنگام صحبت کردن، لبخند بزنید، صاف بایستید و به چشمان طرف مقابل نگاه کنید. این کار باعث می شود که شما فردی مطمئن و قابل اعتماد به نظر برسید.
هیچ کارمندی نمی خواهد در خلاء وجود داشته باشد. کارگران شما چه در تلاش خستگی ناپذیر برای انجام پروژهها باشند و چه بیکار باشند، شما باید بدانند که شما تلاش های آنها را می شناسید و از آن ها قدردانی می کنید.
برای به اشتراک گذاشتن بازخورد نیازی به برگزاری جلسات منظم ندارید، اگرچه این یکی از راه های انجام آن است. راههای زیادی وجود دارد که می توانید به کارمندان خود بفهمانید که به چه فکر می کنید.
فراموش نکنید که بازخورد مثبت بدهید. ستایش و قدردانی باعث می شود که کارکنان احساس کنند مهم هستند و این به آنها انگیزه بیشتری می دهد.
از ایجاد شایعه و غیبت خودداری کنید. شایعه پراکنی و غیبت کردن باعث ایجاد تنش و نارضایتی در محیط کار می شود. اگر چیزی در مورد همکار یا مدیر خود شنیده اید، قبل از اینکه در مورد آن قضاوت کنید، ابتدا از صحت آن مطمئن شوید.
شما سعی می کنید حرفه ای بودن را در دفتر ارتقا دهید، اما زمانی که شخصیت های مختلف در چنین فضای کوچکی با هم جمع می شوند، این کار همیشه آسان نیست.
گاهی اوقات بحث های کاری می تواند به حملات شخصی تبدیل شود. وقتی یک کارمند شروع به برانگیختن شما می کند، احساسات خود را از معادله خارج کنید. در عوض، نفس عمیق بکشید، تا 10 بشمارید و به روشی آرام و بی احساس پاسخ دهید.
همچنین، مطمئن شوید که شخصی که در سمت گیرنده قرار دارد، نظرات شما را اشتباه نمی گیرد. هر کس دنیا را در چارچوب احساسی خود می بیند. مهم نیست که اکنون مقاصد شما چگونه باشد، ممکن است آنها را به اشتباه تفسیر کنید.
در پایان مکالمات توضیح بخواهید تا مطمئن شوید که شما و کارمندتان در یک سمت هستید. ممکن است بگویید: “قصد من از صحبت در مورد غیبت های اخیر شما این است که مطمئن شوم همه چیز در مورد شغل و سلامت شما خوب است و ببینم چه کاری می توانیم با هم برای بهبود وضعیت انجام دهیم. نظر شما در مورد مسائلی که داریم چگونه است. بحث شد؟”
از انتقاد سازنده استفاده کنید. اگر از کاری که همکارتان انجام می دهد رضایت ندارید، به جای انتقاد مستقیم، نکات خود را به طور سازنده به او منتقل کنید. این کار باعث می شود که همکار شما از اشتباهات خود درس بگیرد و عملکرد بهتری داشته باشد.
شرکت هایی که بر اساس اعتماد ساخته شده اند، در واقع به حرف کارمندان خود گوش می دهند.
شفافیت بخش مهم دیگری از مالکیت کارکنان است. یعنی مدیریت اسرار را حفظ نمی کند. کاری غیر معمول را انجام می دهد دفاتر خود را باز می کند، فروش، هزینه ها و سود خود را در جلسات کارمندان آشکار می کند.
از کمک به دیگران دریغ نکنید. اگر می توانید به همکار خود در انجام کاری کمک کنید، دریغ نکنید. کمک به دیگران باعث ایجاد روابط بهتر و ایجاد حس اعتماد در محیط کار میشود.
شما می توانید نیاز به پیوند را با ایجاد یک فرهنگ شرکتی که بر اساس احترام و حمایت متقابل است، برآورده کنید. به جای وادار کردن کارمندان به رقابت با یکدیگر – که محیطی سخت ایجاد می کند که در آن افراد با میل و رغبت بر روی همکاران خود قدم می گذارند تا پیشروی کنند – به کارمندان به عنوان یک تیم پاداش دهید تا رفاقت را تشویق کنند.
برای رفع نیاز سوم، باید شفافیت داشته باشید. اهداف شرکت و مسئولیت های کارمند باید از لحظه استخدام فرد جدید مشخص باشد. شغل هر کس باید به وضوح مشخص شود، و هر کارمند باید بفهمد که چگونه کار فردی او در تصویر بزرگتر قرار می گیرد.
در نهایت، کارکنان باید برای هر کمکی که به سازمان شما می کنند، شناخته شوند. چه این پاداش به شکل ارتقاء، افزایش حقوق یا فقط یک دور تشویق در یک رویداد شرکت باشد، باز هم به رسمیت شناخته شده است.
از اشتباهات خود درس بگیرید. همه ما در زندگی اشتباه می کنیم. اگر در محیط کار اشتباهی مرتکب شدید، از آن درس بگیرید و در آینده از تکرار آن اجتناب کنید.
هر فردی در مقطعی از حرفه خود حداقل یک مدیر خرد داشته است. این مداخله گر مانند سایه ای است که دور میز هر کارمندی آویزان است تا مطمئن شود به او می آموزد که کار را به موقع انجام دهد.
هنگامی که کارکنان احساس می کنند که بر کار خود کنترل دارند، احساس هدفمندی می کنند و در کل فرآیند سرمایه گذاری بیشتری می کنند. خود مختاری باعث نوآوری و رضایت شغلی می شود.
از سوی دیگر، نگهداری از کودکان باعث می شود کارکنان احساس کنند که شرکت آنها را به اندازه کافی شایستگی برای انجام کار خود نمی داند. آنها احساس ناامنی و بی انگیزگی می کنند.
به کارگران خود ابزارهایی را که برای انجام کارشان نیاز دارند ارائه دهید و سپس به آنها آزادی عمل بدهید. برای به روز نگه داشتن پیشرفت آنها بدون مداخله یا مدیریت خرد، جلسات هفتگی وضعیت را برگزار کنید یا گزارش های پیشرفت ایمیلی منظم را بخواهید. سپس عقب نشینی کنید.
به یاد داشته باشید که ارتباطات یک مسیر دو طرفه است. برای برقراری ارتباط موثر، باید به حرفهای طرف مقابل گوش دهید و به او نشان دهید که به او اهمیت میدهید.
لازم نیست خودتان این نوع ایده های خلاقانه را مطرح کنید. شرکتهایی وجود دارند که در ایجاد و پیاده سازی امتیازات کارکنان تخصص دارند که همه کارها را برای شما انجام میدهند.
دادن حداقل 15 دقیقه در روز به کارمندان میتواند آنها را بسیار قدردان و سازنده تر کند.
با رعایت این نکات می توانید ارتباط موثری با دیگران در محیط کار برقرار کنید و روابط کاری بهتری داشته باشید.
ارتباط موثر در محیط کار یکی از مهارت های مهمی است که می تواند به شما کمک کند تا در کارتان موفق شوید. ارتباط موثر به معنای توانایی انتقال اطلاعات و افکار به صورت شفاف و واضح است. این مهارت به شما کمک می کند تا با همکاران، مدیران و مشتریان خود ارتباط موثری برقرار کنید.
